Implementar un software de manera exitosa requiere una planificación cuidadosa y una ejecución efectiva por parte de los responsables de la Diócesis o Arquidiócesis. Es por ello por lo que es importante que existan unas premisas base para implementar una herramienta de gestión en todas las parroquias y ayudar asà a los párrocos de las Diócesis a mejorar su gestión:
- Elegir el mejor software: Antes de iniciar la implementación, es importante elegir un software que resuelva todas las problemáticas que en la actualidad existen en tu Diócesis o Arquidiócesis. La gran mayorÃa de Diócesis y parroquias en la actualidad emplean Ecclesiared, una herramienta mundialmente contrastada que cuenta con un amplio Soporte Técnico y con una gran experiencia en digitalización de Diócesis, algo fundamental para que la digitalización de nuestras parroquias se lleve con éxito.
- Involucrar a los usuarios desde el principio: Es fundamental involucrar a los usuarios finales del software desde las etapas iniciales del proyecto. Desde las Diócesis se deben realizar reuniones con los equipos o usuarios involucrarlos y sumarlos al proyecto de digitalización. La retroalimentación temprana ayudará a identificar problemas potenciales y a conseguir una corriente positiva por parte de nuestro clero.
- Planifica y ejecuta un plan de implementación: Establece un plan de acción detallado que incluya una hoja de ruta a seguir. Si tu Diócesis es muy grande, desde Ecclesiared recomiendan incluso hacer una implementación por fases. Eso ayuda en ocasiones, a que todos se sumen al uso de la herramienta de forma escalonada.
- Capacitación y documentación: No subestimes la importancia de la capacitación y la documentación. Asegúrate de proporcionar a los usuarios una formación adecuada para utilizar el software de manera efectiva. Software como Ecclesiared cuentan con un Soporte técnico 24/7 y con Jornadas de Capacitación constantes que deben ser claves para formar a todos los párrocos, secretarias y laicos que ayuden en las parroquias de la Diócesis.
- Empieza a usar la herramienta desde la propia Curia: Una vez empiece a funcionar el software en las parroquias, es muy importante que las Diócesis hagan uso del usuario maestro. Eso supone que la Curia empiece a emplear el software para que sus parroquias vean que todas las gestiones como comunicaciones, envÃo de documentos, ya deben hacerse por esta vÃa.